Legal

Términos y condiciones

Última actualización: 27 de julio de 2026 · Versión 2.0

ÍNDICE

Identificación del titular
Aceptación
Definiciones
Objeto
Naturaleza informativa
Recordatorios y notificaciones (límites)
Cuenta
Equipos y usuarios adicionales
Datos de terceros
Contenido del Usuario
Planes y pagos
Prueba gratuita
Retracto y reembolsos
Uso aceptable
Propiedad intelectual
Telemetría
Disponibilidad
Versiones de prueba
Exclusión de garantías
Limitación de responsabilidad
Indemnidad
Fuerza mayor
Suspensión y terminación
Modificaciones
Cesión
Comunicaciones
Datos personales
Ley aplicable y jurisdicción
Disposiciones finales
Contacto

1. IDENTIFICACIÓN DEL TITULAR

El presente documento regula el acceso y uso de la aplicación VenciApp (en adelante, la "Aplicación" o "VenciApp"), en sus versiones móvil y web, de titularidad de AKRUX S.A.S., sociedad comercial constituida y existente conforme a las leyes de la República de Colombia, identificada con NIT 902.086.312-4, con domicilio principal en Diagonal 8 Sur # 39A - 138, Villavicencio, Meta, Colombia, y correo electrónico de contacto admin@venciapp.co (en adelante, el "Titular" o "AKRUX").

"VenciApp" es una marca de titularidad de AKRUX S.A.S. Toda referencia comercial a VenciApp se entiende hecha a AKRUX S.A.S. como persona jurídica responsable.

2. ACEPTACIÓN DE LOS TÉRMINOS

2.1. El uso de VenciApp implica la aceptación plena y sin reservas de estos Términos y Condiciones (los "Términos") y de la Política de Tratamiento de Datos Personales, que forma parte integral de los mismos. Si el Usuario no está de acuerdo con cualquiera de sus disposiciones, debe abstenerse de descargar, instalar, registrarse y utilizar la Aplicación.

2.2. La aceptación se manifiesta mediante la marcación expresa de la casilla correspondiente al momento del registro y, en todo caso, mediante el uso de la Aplicación. El Titular conservará registro electrónico de la fecha, hora y versión de los Términos aceptados, el cual constituirá prueba suficiente de la aceptación.

2.3. Declaraciones del Usuario. Al aceptar estos Términos, el Usuario declara bajo su responsabilidad que:

a) Es mayor de dieciocho (18) años y tiene plena capacidad legal para obligarse; b) La información que suministra es veraz, exacta, completa y actualizada; c) Cuando actúe en nombre de una persona jurídica, cuenta con facultades suficientes para obligarla, entendiéndose que dicha persona jurídica queda vinculada por estos Términos; d) Utilizará la Aplicación en el ejercicio de su actividad profesional o empresarial, o para la gestión de sus propias obligaciones.

2.4. Si el Usuario es un consumidor en los términos de la Ley 1480 de 2011, las disposiciones de estos Términos se entenderán sin perjuicio de los derechos irrenunciables que dicha ley le reconoce.

3. DEFINICIONES

Aplicación o VenciApp: software para dispositivos móviles y navegador cuyo propósito es apoyar el control y la organización de vencimientos de obligaciones tributarias y formales en Colombia.

Usuario: persona natural o jurídica que descarga, instala, accede o utiliza la Aplicación, bajo cualquier rol.

Usuario Titular de Cuenta: el Usuario que crea la Cuenta principal y a cuyo nombre se contrata el Plan.

Usuario Adicional o Auxiliar: persona invitada por el Usuario Titular de Cuenta a su Organización, con los permisos que aquel le asigne.

Organización: espacio de trabajo que agrupa a los Usuarios y a los Contribuyentes bajo una misma Cuenta.

Contribuyente: persona natural o jurídica cuya información de obligaciones es ingresada por el Usuario en la Aplicación para su seguimiento. El Contribuyente no es necesariamente Usuario de la Aplicación.

Contenido del Usuario: toda información, texto, nota, archivo, imagen, logotipo o dato que el Usuario cargue, ingrese o almacene en la Aplicación.

Contenido de la Aplicación: información, calendarios, fechas, valores de referencia, calculadoras, textos, gráficos, código e interfaz provistos por el Titular.

Plan: modalidad de servicio contratada, gratuita o de pago, con las características y límites informados dentro de la Aplicación.

4. OBJETO Y DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO

4.1. VenciApp es una herramienta tecnológica de apoyo que permite al Usuario organizar y visualizar fechas de vencimiento de obligaciones tributarias nacionales y territoriales en Colombia, programar recordatorios, registrar el estado de cumplimiento, adjuntar notas y archivos, utilizar calculadoras de referencia y generar informes.

4.2. VenciApp es un instrumento de apoyo a la gestión. No constituye asesoría tributaria, contable, jurídica ni financiera de ningún tipo, no crea relación profesional alguna entre el Titular y el Usuario, y no sustituye el criterio del profesional competente ni la consulta de las fuentes oficiales.

4.3. El Titular no presenta declaraciones, no efectúa pagos, no interactúa con la DIAN ni con entidades territoriales por cuenta del Usuario, y no tiene acceso ni control sobre los sistemas de dichas entidades.

5. NATURALEZA INFORMATIVA Y LÍMITES DEL CONTENIDO

5.1. Todo el Contenido de la Aplicación —incluyendo fechas de vencimiento, calendarios, tarifas, valores de referencia (UVT, SMMLV, auxilio de transporte, IPC, tasas de interés) y cálculos de sanciones e intereses— tiene carácter meramente informativo y orientativo.

5.2. El Usuario reconoce y acepta que la información oficial y vinculante es únicamente la publicada por la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN), por las entidades territoriales, por la Superintendencia respectiva y por las demás autoridades competentes. Ante cualquier discrepancia, prevalece la fuente oficial.

5.3. El Usuario se obliga a verificar siempre las fechas, plazos, tarifas y cálculos directamente en las fuentes oficiales antes de tomar cualquier decisión, presentar cualquier declaración o efectuar cualquier pago. La Aplicación no reemplaza dicha verificación y el Usuario acepta que actuar sin verificar es de su exclusiva cuenta y riesgo.

5.4. Las calculadoras y sus resultados son estimaciones de referencia que pueden no contemplar la totalidad de variables aplicables a un caso particular (entre otras: correcciones, beneficios, regímenes especiales, actos administrativos particulares o acuerdos de pago). Su uso no exime al Usuario de aplicar su propio criterio profesional ni de validar los resultados.

5.5. La normativa tributaria colombiana es cambiante y con frecuencia se modifica con poca antelación. Aunque el Titular realiza esfuerzos razonables por mantener el Contenido actualizado, no garantiza que esté libre de errores, omisiones, desactualizaciones o interpretaciones distintas a las de la autoridad, ni garantiza la incorporación de cambios normativos dentro de un plazo determinado.

5.6. La determinación de qué obligaciones le aplican a cada Contribuyente, de su periodicidad y de los datos que la condicionan (calidades tributarias, últimos dígitos del NIT, municipio, entre otros) corresponde exclusivamente al Usuario. La Aplicación se limita a procesar la información que el Usuario ingresa; un dato mal ingresado produce un calendario incorrecto sin que ello genere responsabilidad para el Titular.

6. RECORDATORIOS Y NOTIFICACIONES — ALCANCE Y LÍMITES

CLÁUSULA DE ESPECIAL IMPORTANCIA. El Usuario declara haberla leído y comprendido.

6.1. Naturaleza del servicio de recordatorio. Las alertas de VenciApp son una ayuda de memoria complementaria, no un servicio de custodia de plazos ni una garantía de cumplimiento. El Titular no garantiza que las notificaciones sean entregadas, ni que lo sean de forma oportuna, completa o ininterrumpida.

6.2. Notificaciones push. Las notificaciones push se programan y se disparan localmente en el dispositivo del Usuario y dependen de factores que están por completo fuera del control del Titular, entre otros:

a) Que el Usuario haya concedido y mantenga el permiso de notificaciones; b) Que la Aplicación permanezca instalada y no sea desinstalada, reinstalada, restaurada desde una copia de seguridad o migrada a otro dispositivo, eventos en los cuales las notificaciones previamente programadas se pierden y deben regenerarse; c) La configuración del sistema operativo, incluidos los modos de ahorro de batería, "no molestar", concentración, gestión automática de aplicaciones en segundo plano y restricciones del fabricante; d) La fecha, hora y zona horaria configuradas en el dispositivo; e) Que el dispositivo esté encendido y en funcionamiento.

6.3. Notificaciones por correo electrónico. El envío de correos depende de proveedores de infraestructura y de terceros ajenos al Titular (proveedores de correo del destinatario, filtros antispam, listas de bloqueo, cuotas de envío, buzones llenos o inexistentes). La no recepción de un correo no genera responsabilidad para el Titular.

6.4. Ausencia de nivel de servicio. El Titular no ofrece ningún acuerdo de nivel de servicio (SLA) respecto de la generación, programación o entrega de recordatorios, salvo pacto expreso y escrito en contrario.

6.5. Deber de diligencia del Usuario. El Usuario reconoce que es el único responsable del cumplimiento oportuno de sus obligaciones y de las de sus Contribuyentes, y se obliga a mantener sus propios mecanismos de control. El Usuario acepta expresamente que no debe depender de manera exclusiva de VenciApp para el cumplimiento de plazos legales.

6.6. La ausencia, el retraso, la duplicidad o el error de una notificación no constituye incumplimiento contractual del Titular ni fuente de responsabilidad por las sanciones, intereses de mora o perjuicios que se deriven de una presentación tardía u omitida.

7. REGISTRO Y CUENTA DE USUARIO

7.1. Para utilizar las funcionalidades de la Aplicación el Usuario debe crear una Cuenta suministrando información veraz, exacta y actualizada, y mantenerla actualizada durante toda la vigencia de la relación.

7.2. El Usuario es el único responsable de la custodia de sus credenciales y de toda actividad que ocurra bajo su Cuenta, incluso si es realizada por terceros a quienes haya facilitado el acceso, voluntaria o negligentemente.

7.3. El Usuario debe notificar de inmediato al Titular, al correo soporte@venciapp.co, cualquier uso no autorizado, pérdida o compromiso de sus credenciales.

7.4. La Cuenta es personal e intransferible. Queda prohibido compartir credenciales, ceder la Cuenta o permitir su uso por terceros ajenos a la Organización. Para incorporar colaboradores existe el mecanismo de Usuarios Adicionales previsto en la cláusula 8.

7.5. El Titular podrá suspender o cancelar Cuentas que incumplan estos Términos, que registren información falsa o inexacta, o que se utilicen para eludir los límites del Plan contratado.

8. EQUIPOS Y USUARIOS ADICIONALES

8.1. Según el Plan contratado, el Usuario Titular de Cuenta podrá invitar Usuarios Adicionales a su Organización y asignarles roles y permisos.

8.2. El Usuario Titular de Cuenta declara contar con relación legítima con las personas que invita y con autorización para suministrar su correo electrónico al Titular con el fin de cursar la invitación.

8.3. El Usuario Titular de Cuenta responde solidariamente frente al Titular por los actos y omisiones de los Usuarios Adicionales de su Organización en el uso de la Aplicación, así como por la correcta asignación y revocación oportuna de sus permisos, especialmente cuando cese la relación laboral o contractual con ellos.

8.4. El Usuario Titular de Cuenta reconoce que los Usuarios Adicionales podrán acceder, según los permisos que aquel les otorgue, a la información de los Contribuyentes de la Organización, incluidas notas y archivos, y acepta que dicha asignación de permisos es de su exclusiva competencia y responsabilidad.

8.5. La información cargada en la Organización se asocia a esta y no al Usuario Adicional individualmente considerado. La desvinculación de un Usuario Adicional no afecta la permanencia de dicha información en la Organización.

9. DATOS DE TERCEROS (CONTRIBUYENTES)

9.1. Al ingresar en la Aplicación datos personales de terceros, el Usuario declara y garantiza que cuenta con la autorización previa, expresa e informada de sus titulares, o con otra base de legitimación válida, para tratarlos y para incorporarlos a la Aplicación, conforme a la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas aplicables, así como para permitir su tratamiento por parte del Titular y de sus encargados.

9.2. Roles. Respecto de los datos de Contribuyentes, el Usuario actúa como Responsable del Tratamiento y AKRUX S.A.S. actúa exclusivamente como Encargado del Tratamiento, limitándose a tratarlos por cuenta y según las instrucciones del Usuario para la prestación del servicio. El Titular no determina las finalidades del tratamiento de dichos datos ni los utiliza para fines propios.

9.3. El Usuario es el único responsable de atender las consultas, reclamos y solicitudes de supresión que le formulen los titulares de dichos datos. El Titular prestará colaboración razonable al Usuario para ello, dentro de las capacidades técnicas de la Aplicación.

9.4. Indemnidad reforzada. El Usuario mantendrá indemne al Titular frente a cualquier reclamación, investigación, requerimiento, sanción, multa, condena, perjuicio o gasto —incluidos honorarios de abogados y costos de defensa— derivado del tratamiento de datos de terceros sin la debida autorización, en exceso de ella o en contravención de la ley.

10. CONTENIDO DEL USUARIO

10.1. Titularidad. El Contenido del Usuario es y seguirá siendo de su titularidad. El Titular no reclama derecho de propiedad alguno sobre él.

10.2. Licencia limitada. El Usuario otorga al Titular una licencia no exclusiva, mundial, libre de regalías y limitada, exclusivamente para alojar, almacenar, reproducir, transmitir y procesar el Contenido del Usuario en la medida estrictamente necesaria para operar la Aplicación y prestar el servicio. Esta licencia termina cuando el Contenido es eliminado, sin perjuicio de las copias de seguridad y de las obligaciones legales de conservación.

10.3. Prohibiciones. El Usuario se abstendrá de cargar en la Aplicación:

a) Datos sensibles en los términos del artículo 5 de la Ley 1581 de 2012 (entre otros: datos de salud, biométricos, origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, pertenencia a sindicatos, vida sexual). La Aplicación no está diseñada ni dimensionada para tratar datos sensibles y su carga se realiza por cuenta y riesgo exclusivo del Usuario; b) Datos de niños, niñas y adolescentes; c) Contenido ilícito, que infrinja derechos de terceros o que contenga software malicioso; d) Información sometida a reserva legal cuyo tratamiento por un tercero no esté permitido.

10.4. Ausencia de supervisión y facultad de retiro. El Titular no revisa, supervisa ni valida el Contenido del Usuario, pero se reserva la facultad —sin obligación— de retirar o bloquear contenido que, a su juicio razonable, infrinja la ley o estos Términos, notificando al Usuario cuando ello sea posible y legalmente admisible.

10.5. Copias de seguridad. Aunque el Titular implementa mecanismos razonables de respaldo, no garantiza la conservación, integridad ni recuperabilidad del Contenido del Usuario. El Usuario es responsable de mantener sus propias copias de la información que considere crítica.

10.6. Límites técnicos. El Titular podrá establecer y modificar límites de tamaño de archivo, número de archivos, tipos de archivo admitidos y capacidad total de almacenamiento por Plan.

11. PLANES, SUSCRIPCIONES Y PAGOS

11.1. VenciApp ofrece Planes gratuitos y de pago, cuyas características, límites y precios se informan dentro de la Aplicación al momento de la contratación. Los límites de cada Plan (entre otros, número de Contribuyentes y de Usuarios Adicionales) hacen parte del objeto contratado.

11.2. Canales de contratación. Las suscripciones podrán adquirirse a través de las plataformas de distribución de aplicaciones (Apple App Store y Google Play Store) y, cuando el Titular lo habilite, a través de otros medios de pago dispuestos en el sitio web oficial. La modalidad, la periodicidad y las condiciones de renovación de cada canal se informarán claramente antes de la compra.

11.3. Compras a través de las tiendas de aplicaciones. Cuando la suscripción se adquiera por este canal, el cobro lo efectúa la plataforma respectiva y la operación queda sujeta adicionalmente a los términos de dicha plataforma. Las suscripciones de este canal se renuevan automáticamente al final de cada período, cargándose el valor al medio de pago asociado, salvo que el Usuario cancele la renovación con al menos veinticuatro (24) horas de antelación al término del período en curso, o el plazo que establezca la plataforma. El Usuario puede gestionar o cancelar la renovación desde la configuración de su cuenta en la App Store o en Google Play; la cancelación surte efecto al finalizar el período ya pagado y no genera reembolso proporcional.

11.4. Pagos por otros medios. Cuando el Titular habilite el pago directo, la suscripción podrá ser prepagada y no automáticamente renovable, en cuyo caso el servicio finalizará al término del período contratado salvo nueva contratación. El Titular podrá enviar recordatorios de renovación, sin que ello constituya obligación ni garantía de continuidad.

11.5. Impuestos. Los precios informados incluyen o excluyen los impuestos aplicables según se indique expresamente. Los tributos que graven la operación serán asumidos conforme a la ley.

11.6. Modificación de precios. El Titular podrá modificar los precios. Todo cambio se informará con antelación razonable y aplicará únicamente a los períodos de renovación posteriores, quedando siempre a salvo el derecho del Usuario a cancelar antes de que la modificación surta efecto.

11.7. Mora y suspensión. El no pago oportuno faculta al Titular para suspender o restringir el acceso a las funcionalidades del Plan, previa comunicación, sin perjuicio del cobro de las sumas causadas.

11.8. Degradación de Plan. Si el Usuario desciende a un Plan con límites inferiores a su uso actual, el Titular podrá restringir la creación de nuevos registros y el acceso a funcionalidades premium, conservando la información existente durante el período de retención previsto en la cláusula 23.4.

12. PRUEBA GRATUITA

12.1. El Titular podrá ofrecer períodos de prueba gratuita, cuya duración y alcance se informan al momento de la activación y pueden modificarse o suprimirse en cualquier momento para futuras activaciones.

12.2. La prueba gratuita está limitada a una (1) por persona y por número de identificación tributaria. El Titular podrá adoptar medidas técnicas razonables para detectar y prevenir su uso abusivo, incluido el registro del número de identificación suministrado, e invalidar pruebas obtenidas mediante registros duplicados, información falsa o cualquier mecanismo de elusión.

12.3. Al finalizar la prueba, el acceso a las funcionalidades de pago cesará salvo que el Usuario contrate un Plan. La información del Usuario se conservará conforme a la cláusula 23.4.

13. DERECHO DE RETRACTO, REVERSIÓN Y REEMBOLSOS

13.1. Retracto. De conformidad con el artículo 47 de la Ley 1480 de 2011, y cuando dicha norma resulte aplicable, el consumidor podrá retractarse dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes. El Usuario acepta expresamente que la prestación del servicio inicia de forma inmediata a partir de la contratación, por lo que, en los términos del parágrafo del citado artículo, el derecho de retracto no resulta aplicable a los servicios digitales cuya ejecución haya comenzado con su consentimiento previo y expreso.

13.2. Reversión del pago. Cuando resulte aplicable el artículo 51 de la Ley 1480 de 2011 y su reglamentación, el Usuario podrá solicitar la reversión del pago en los casos y condiciones allí previstos.

13.3. Reembolsos. Las solicitudes de reembolso, reversión o cancelación de pagos realizados a través de las tiendas de aplicaciones se rigen exclusivamente por las políticas de Apple y de Google y deben tramitarse ante ellas; el Titular carece de control sobre dichas decisiones. Fuera de tales casos y de los derechos irrenunciables del consumidor, las sumas pagadas no son reembolsables, incluidos los períodos parcialmente utilizados.

13.4. La cancelación de la suscripción no da derecho a reembolso del período en curso, sin perjuicio de lo dispuesto en la ley.

14. USO ACEPTABLE

14.1. El Usuario se obliga a utilizar la Aplicación conforme a la ley, la buena fe, el orden público y estos Términos.

14.2. Queda expresamente prohibido:

a) Utilizar la Aplicación para fines ilícitos, fraudulentos o no autorizados; b) Acceder, intentar acceder, alterar, vulnerar o poner a prueba la seguridad de los sistemas, servidores, bases de datos o redes del Titular, o eludir sus mecanismos de autenticación, autorización o límites de Plan; c) Descompilar, desensamblar, aplicar ingeniería inversa o intentar obtener el código fuente de la Aplicación, salvo en la medida imperativamente permitida por la ley; d) Extraer, copiar o reutilizar de forma sistemática el Contenido de la Aplicación, mediante robots, arañas, scraping, automatizaciones o cualquier otro medio, así como reconstruir total o parcialmente sus bases de datos, calendarios o catálogos de obligaciones; e) Reproducir, distribuir, comercializar, sublicenciar, arrendar o prestar el servicio a terceros, ni desarrollar productos o servicios que compitan con la Aplicación a partir de su Contenido; f) Compartir credenciales o utilizar una sola Cuenta para atender a estructuras organizacionales distintas, con el fin de eludir los límites del Plan; g) Introducir software malicioso, sobrecargar la infraestructura o interferir con el uso normal del servicio por otros usuarios; h) Suplantar la identidad de terceros o falsear la información suministrada; i) Utilizar la marca, los signos distintivos o el Contenido de la Aplicación de forma no autorizada.

14.3. El incumplimiento de esta cláusula faculta al Titular para suspender o terminar el acceso de forma inmediata, sin perjuicio de las acciones legales y del cobro de los perjuicios causados.

15. PROPIEDAD INTELECTUAL

15.1. Todos los derechos de propiedad intelectual e industrial sobre VenciApp, su código fuente y objeto, arquitectura, bases de datos, diseño, interfaz, elementos gráficos, marcas, logotipos, nombres comerciales, textos, documentación y Contenido de la Aplicación pertenecen a AKRUX S.A.S. o a sus licenciantes, y están protegidos por la legislación colombiana e internacional, incluida la Decisión Andina 351 de 1993 y la Ley 23 de 1982.

15.2. Licencia de uso. El uso de la Aplicación no transfiere derecho de propiedad intelectual alguno, sino que concede al Usuario una licencia limitada, personal, revocable, no exclusiva, intransferible y no sublicenciable para utilizar la Aplicación conforme a estos Términos y durante la vigencia de su Plan.

15.3. Marca. La marca "VenciApp", el logotipo y demás signos distintivos no podrán ser utilizados sin autorización previa, expresa y escrita del Titular.

15.4. Retroalimentación. Cualquier sugerencia, idea, comentario o recomendación de mejora que el Usuario remita al Titular podrá ser utilizada libremente por este, sin obligación de confidencialidad, atribución ni contraprestación alguna, y sin que ello confiera al Usuario derecho sobre las mejoras resultantes.

15.5. Datos agregados y anonimizados. El Titular podrá generar y utilizar información estadística agregada y disociada, que no permita identificar al Usuario, a su Organización ni a Contribuyente alguno, con fines de análisis, mejora del servicio y desarrollo de nuevas funcionalidades.

16. TELEMETRÍA Y REPORTE DE ERRORES

16.1. El Usuario reconoce y acepta que la Aplicación recopila de forma automática información técnica sobre su funcionamiento, rendimiento y uso (informes de errores y fallos, tiempos de respuesta, pantallas visitadas, versión de la Aplicación e información técnica del dispositivo y del sistema operativo), con la finalidad de detectar y corregir fallos, analizar el desempeño y mejorar el servicio.

16.2. Para permitir el diagnóstico, los informes de error pueden asociarse al identificador de cuenta y al correo electrónico del Usuario, por lo que constituyen datos personales y se tratan conforme a la Política de Tratamiento de Datos Personales.

16.3. Esta información no incluye el contenido de la información ingresada sobre los Contribuyentes (nombres, números de documento, notas o archivos).

16.4. El Usuario puede desactivar el envío de informes de error en cualquier momento desde los ajustes de la Aplicación, sin que ello afecte el acceso a las funcionalidades esenciales del servicio.

17. DISPONIBILIDAD, MANTENIMIENTO Y MODIFICACIONES DEL SERVICIO

17.1. El Titular realizará esfuerzos razonables para mantener la disponibilidad del servicio, sin garantizar un nivel de disponibilidad específico ni un tiempo máximo de restablecimiento.

17.2. El Titular podrá realizar labores de mantenimiento, actualización o corrección que impliquen la suspensión temporal del servicio, procurando efectuarlas en horarios de menor impacto y, cuando sea posible, con aviso previo.

17.3. El Titular podrá modificar, añadir, limitar, suspender o descontinuar funcionalidades de la Aplicación. Cuando una modificación suprima de forma sustancial y permanente una funcionalidad esencial de un Plan de pago vigente, el Usuario podrá terminar la suscripción y solicitar el reembolso proporcional del período no disfrutado, como remedio único y exclusivo.

17.4. La Aplicación puede requerir versiones mínimas del sistema operativo o de la propia Aplicación. El Titular podrá exigir la actualización a una versión mínima soportada como condición para seguir utilizando el servicio, y no garantiza el funcionamiento en versiones descontinuadas.

17.5. La Aplicación depende de servicios de terceros (tiendas de aplicaciones, proveedores de infraestructura en la nube, de correo y de notificaciones). Las fallas, suspensiones o modificaciones de dichos terceros no son imputables al Titular.

18. VERSIONES DE PRUEBA Y FUNCIONALIDADES EN FASE BETA

Las versiones de prueba, preliminares, beta o distribuidas por canales de prueba, así como las funcionalidades identificadas como experimentales, se suministran "tal cual", sin garantía de ningún tipo, pueden contener errores, ser modificadas o retiradas sin aviso y no deben utilizarse como único medio de control de obligaciones reales. La participación en programas de prueba es voluntaria y no genera derecho ni expectativa alguna.

19. EXCLUSIÓN DE GARANTÍAS

19.1. En la máxima medida permitida por la ley, la Aplicación se proporciona "tal cual" y "según disponibilidad".

19.2. El Titular no otorga garantía alguna, expresa o implícita, sobre: la exactitud, integridad, actualidad o idoneidad del Contenido; la ausencia de errores o interrupciones; la seguridad absoluta frente a ataques informáticos; la compatibilidad con todo dispositivo o versión de sistema operativo; la conservación o recuperabilidad de los datos; ni la aptitud de la Aplicación para un propósito particular del Usuario.

19.3. Lo anterior se entiende sin perjuicio de la garantía legal y de los demás derechos irrenunciables que la Ley 1480 de 2011 reconozca al consumidor.

20. LIMITACIÓN DE RESPONSABILIDAD

CLÁUSULA DE ESPECIAL IMPORTANCIA. El Usuario declara haberla leído y comprendido, y reconoce que la asignación de riesgos aquí prevista es un elemento determinante del precio del servicio y de la decisión del Titular de prestarlo.

20.1. En la máxima medida permitida por la ley colombiana, el Titular no será responsable por daños, perjuicios, pérdidas, sanciones, intereses de mora, multas, mayores impuestos, cierres de establecimiento ni consecuencias de cualquier naturaleza derivados de:

a) El uso o la imposibilidad de uso de la Aplicación; b) Errores, omisiones, inexactitudes o desactualizaciones en el Contenido, las fechas, los valores de referencia o los cálculos; c) La información incorrecta, incompleta o desactualizada ingresada por el Usuario, o la configuración errónea de obligaciones, calidades tributarias, municipios o preferencias de notificación; d) Decisiones adoptadas por el Usuario con base en la Aplicación sin haberlas verificado en las fuentes oficiales; e) La presentación tardía, errónea u omitida de obligaciones tributarias o formales del Usuario o de sus Contribuyentes; f) La falta de entrega, el retraso o el error de cualquier notificación, recordatorio o correo electrónico, conforme a la cláusula 6; g) Fallas técnicas, interrupciones, indisponibilidad, pérdida o corrupción de datos, ataques informáticos, accesos no autorizados o incidentes de seguridad no imputables a culpa grave o dolo del Titular; h) Actos u omisiones de los Usuarios Adicionales de la Organización, o de terceros que accedan con credenciales del Usuario; i) El tratamiento de datos de terceros realizado por el Usuario sin autorización o en contravención de la ley; j) Fallas, suspensiones o modificaciones de servicios de terceros de los que depende la Aplicación.

20.2. Exclusión de daños indirectos. En ningún caso el Titular responderá por lucro cesante, pérdida de oportunidad, pérdida de clientela, daño reputacional, pérdida de datos, ni por daños indirectos, incidentales, especiales o consecuenciales, aun cuando se le hubiere advertido de su posibilidad.

20.3. Responsabilidad del cumplimiento. El Usuario reconoce que VenciApp es una herramienta de apoyo y que la responsabilidad final e indelegable sobre el cumplimiento de las obligaciones tributarias y formales recae exclusivamente en el Usuario y/o en los Contribuyentes, quienes deben actuar con la diligencia propia de su actividad profesional.

20.4. Límite cuantitativo. En el evento en que, pese a lo anterior, llegare a declararse alguna responsabilidad del Titular, esta se limitará —en la máxima medida permitida por la ley— al menor valor entre (i) el total efectivamente pagado por el Usuario por concepto de suscripción durante los doce (12) meses inmediatamente anteriores al hecho que originó la reclamación, y (ii) UN (1) SMMLV. Para los Usuarios de Planes gratuitos, dicho límite será cero.

20.5. Salvedades. Las limitaciones y exclusiones de esta cláusula no aplican en caso de dolo o culpa grave del Titular, ni respecto de los derechos irrenunciables que la ley reconozca al consumidor, ni en los demás casos en que la ley prohíba la limitación de responsabilidad. La eventual ineficacia de alguna de estas limitaciones no afectará la validez de las demás.

21. INDEMNIDAD

El Usuario se obliga a mantener indemne, defender y, en su caso, resarcir a AKRUX S.A.S., sus socios, administradores, representantes, empleados y contratistas, frente a toda reclamación, demanda, denuncia, investigación, requerimiento administrativo, sanción, multa, condena, perjuicio o gasto —incluidos honorarios razonables de abogados y costos de defensa— que se derive de: (i) el incumplimiento de estos Términos o de la ley; (ii) la vulneración de derechos de terceros, incluidos los de propiedad intelectual; (iii) el tratamiento no autorizado de datos personales; (iv) el Contenido del Usuario; (v) el uso indebido de la Aplicación; o (vi) los actos u omisiones de los Usuarios Adicionales de su Organización.

El Titular notificará al Usuario la reclamación y podrá, a su elección, asumir su propia defensa a costa del Usuario. Este no podrá conciliar ni allanarse en términos que impliquen reconocimiento de responsabilidad del Titular sin su consentimiento previo y escrito.

22. FUERZA MAYOR Y CASO FORTUITO

El Titular no será responsable por el incumplimiento o retraso en sus obligaciones cuando obedezca a hechos constitutivos de fuerza mayor o caso fortuito, entendidos conforme al artículo 64 del Código Civil, incluyendo de manera enunciativa: desastres naturales, pandemias, actos de autoridad, cambios normativos, conflictos armados, actos de terrorismo, huelgas, fallas generalizadas de energía o telecomunicaciones, ataques informáticos masivos, e interrupciones o cese de operaciones de proveedores esenciales de infraestructura.

23. SUSPENSIÓN, TERMINACIÓN Y EFECTOS

23.1. Terminación por el Usuario. El Usuario podrá terminar la relación en cualquier momento cancelando su suscripción y/o eliminando su Cuenta desde la Aplicación, sin perjuicio de las sumas ya causadas.

23.2. Terminación o suspensión por el Titular. El Titular podrá suspender o terminar el acceso, total o parcialmente, con efecto inmediato y sin aviso previo cuando: (i) exista incumplimiento de estos Términos; (ii) se detecte uso fraudulento, abusivo o que comprometa la seguridad o la integridad del servicio o de otros usuarios; (iii) lo ordene una autoridad competente; o (iv) exista mora en el pago. En los demás casos, el Titular podrá terminar la relación mediante aviso con treinta (30) días calendario de antelación.

23.3. Efectos. La terminación implica el cese del derecho de uso y de la licencia otorgada. Las sumas pagadas por períodos en curso no serán reembolsables, salvo lo previsto en la cláusula 17.3 y en la ley.

23.4. Retención y supresión de datos. Tras la terminación, el Titular conservará la información del Usuario por un período de NOVENTA (90) DÍAS calendario, durante el cual el Usuario podrá solicitar su recuperación o exportación. Vencido dicho plazo, la información será suprimida o anonimizada, salvo la que deba conservarse por obligación legal, por necesidad de acreditar el cumplimiento de deberes en materia de protección de datos, o para el ejercicio o defensa de reclamaciones. La eliminación de la Cuenta a solicitud del Usuario es irreversible y puede implicar la pérdida definitiva de la información asociada, incluidos notas y archivos.

23.5. Supervivencia. Sobrevivirán a la terminación las cláusulas 9, 10.2, 15, 19, 20, 21, 23.4, 28 y 29, así como cualquier otra que por su naturaleza deba mantener vigencia.

24. MODIFICACIÓN DE LOS TÉRMINOS

24.1. El Titular podrá modificar estos Términos para adecuarlos a cambios normativos, técnicos, operativos o de mercado.

24.2. Las modificaciones se publicarán en la Aplicación y en el sitio web oficial, indicando la fecha de la nueva versión. Los cambios sustanciales que afecten derechos u obligaciones del Usuario se comunicarán con una antelación no inferior a quince (15) días calendario a su entrada en vigencia, por correo electrónico o mediante aviso destacado en la Aplicación.

24.3. El uso continuado de la Aplicación con posterioridad a la entrada en vigencia implica la aceptación de la nueva versión. Si el Usuario no está de acuerdo, deberá abstenerse de seguir utilizando la Aplicación y podrá terminar la relación conforme a la cláusula 23.1.

25. CESIÓN

25.1. El Usuario no podrá ceder su posición contractual, ni los derechos u obligaciones derivados de estos Términos, sin autorización previa y escrita del Titular.

25.2. El Titular podrá ceder libremente su posición contractual, en todo o en parte, incluso en el marco de operaciones de reorganización societaria, fusión, escisión, transformación, enajenación de establecimiento de comercio o venta de activos, informando al Usuario por los canales habituales. El Usuario presta desde ya su consentimiento a dicha cesión.

25.3. El Titular podrá subcontratar total o parcialmente la prestación de servicios de infraestructura y soporte, permaneciendo responsable frente al Usuario en los términos de este documento.

26. COMUNICACIONES Y NOTIFICACIONES

26.1. Las comunicaciones del Titular al Usuario se efectuarán al correo electrónico registrado en la Cuenta o mediante avisos dentro de la Aplicación, y se entenderán recibidas al día hábil siguiente a su envío o publicación.

26.2. Es carga del Usuario mantener actualizado y operativo su correo electrónico. La imposibilidad de entrega por causas atribuibles al Usuario no afectará la eficacia de la comunicación.

26.3. Las comunicaciones del Usuario al Titular deberán dirigirse a admin@venciapp.co.

27. PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de los datos personales del Usuario, de los Usuarios Adicionales y de los Contribuyentes se rige por la Política de Tratamiento de Datos Personales de VenciApp, disponible en la Aplicación y en el sitio web oficial, la cual forma parte integral de estos Términos.

28. LEY APLICABLE Y JURISDICCIÓN

28.1. Estos Términos se rigen e interpretan conforme a las leyes de la República de Colombia.

28.2. Las partes procurarán resolver de manera directa y amistosa cualquier diferencia dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la comunicación escrita de la controversia.

28.3. De no lograrse un acuerdo, la controversia se someterá a los jueces de la República de Colombia. Cuando el Usuario tenga la condición de consumidor, quedan a salvo las facultades jurisdiccionales de la Superintendencia de Industria y Comercio y las reglas de competencia previstas en su favor por la Ley 1480 de 2011, que prevalecerán sobre lo aquí dispuesto.

29. DISPOSICIONES FINALES

29.1. Acuerdo íntegro. Estos Términos, junto con la Política de Tratamiento de Datos Personales y las condiciones específicas de cada Plan, constituyen el acuerdo íntegro entre las partes y sustituyen cualquier acuerdo o comunicación anterior sobre la misma materia.

29.2. Divisibilidad. Si alguna disposición fuere declarada nula, ineficaz o inaplicable, las demás conservarán plena validez, y la disposición afectada se entenderá reemplazada por otra válida que refleje en lo posible la intención original de las partes.

29.3. No renuncia. La tolerancia o el no ejercicio por el Titular de cualquier derecho o facultad no constituye renuncia a los mismos ni impide su ejercicio posterior.

29.4. Independencia. Estos Términos no crean relación laboral, societaria, de agencia, mandato, cuentas en participación ni asociación de ningún tipo entre las partes.

29.5. Encabezados e idioma. Los títulos son meramente indicativos. El idioma de este documento y de la relación contractual es el español; cualquier traducción se suministra por conveniencia y, en caso de discrepancia, prevalece la versión en español.

29.6. Prevalencia. En caso de contradicción entre estos Términos y cualquier material publicitario o comercial, prevalecerán estos Términos, salvo que la ley del consumidor disponga lo contrario.

30. CONTACTO

Para cualquier consulta, petición o reclamo relacionado con estos Términos, el Usuario puede comunicarse con:

AKRUX S.A.S. — NIT 902.086.312-4

Correo electrónico: admin@venciapp.co
Domicilio: Diagonal 8 Sur # 39A - 138, Villavicencio, Meta, Colombia

Versión 2.0 — 27 de julio de 2026.